Les différents types de Chief of Staff

Introduction : Un Rôle en Pleine Mutation

Le rôle de Chief of Staff (CoS) a évolué au fil des années, passant d’une fonction confidentielle à un poste essentiel pour accompagner les dirigeants dans la gestion stratégique et opérationnelle de leur entreprise. Aujourd’hui, le CoS se décline en plusieurs types, allant du freelance au CDI, en passant par des profils plus stratégiques ou orientés vers le PMO (Project Management Office). Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon des différentes catégories de Chief of Staff, leurs spécificités, et comment choisir le profil adapté à vos besoins.

1. Le Chief of Staff salarié vs le CoS Freelance

Lorsqu’une entreprise décide d’embaucher un Chief of Staff, elle a le choix entre deux options principales : recruter en CDI ou faire appel à un freelance. Chacune de ces approches présente des avantages et des inconvénients en fonction des besoins de l’organisation.

A. Chief of Staff Freelance

Le CoS freelance est généralement sollicité pour des missions à durée limitée ou pour accompagner des projets spécifiques. Voici pourquoi une entreprise pourrait opter pour un Chief of Staff freelance :

Flexibilité accrue : Pas d’engagement à long terme, ce qui permet d’ajuster la mission en fonction des priorités.
Expertise ciblée : Souvent, ces professionnels ont une expérience diversifiée, accumulée dans différentes entreprises et secteurs.
Réduction des coûts : Bien que le tarif journalier soit plus élevé qu’un salaire classique, cela reste souvent plus rentable pour des missions ponctuelles.

Quand choisir un CoS freelance ?

Pour des projets temporaires nécessitant un renfort stratégique.
En période de transformation organisationnelle ou de croissance rapide.
Lorsqu’une entreprise ne dispose pas du budget pour un poste en CDI, puisque le coût d’un freelance n’affecte pas le compte de résultat de la même manière, est libre de charges patronales.
Quand le besoin est immédiat et n’a pas le temps d’attendre un préavis de 3 mois.
Pour préparer l’arrivée du profil CDI, l’identifier, le former ou même accompagner le dirigeant à son recrutement.

B. Chief of Staff en CDI

À l’inverse, un Chief of Staff en Contrat à Durée Indéterminée (CDI) est plus impliqué dans la stratégie à long terme de l’entreprise. Ce profil est généralement préféré par les entreprises souhaitant une stabilité et un accompagnement sur le long terme.

Profonde connaissance de l’entreprise : Avec le temps, le CoS CDI acquiert une compréhension fine de la culture et des processus internes.
Développement de la relation avec le dirigeant : Un CoS en CDI devient souvent un véritable partenaire stratégique pour le CEO.
Confidentialité : Le CDI est souvent préféré pour des missions qui nécessitent une discrétion accrue.

Quand choisir un CoS en CDI ?

Pour un accompagnement sur le long terme dans la définition de la stratégie et de la vision de l’entreprise.
Pour structurer et optimiser les processus internes de manière continue.
Lorsque la confiance et la confidentialité sont primordiales.

2. Chief of Staff Stratégique vs PMO

Le rôle de Chief of Staff peut également se différencier par son niveau d’implication stratégique. D’un côté, on retrouve des profils orientés stratégie, tandis que de l’autre, certains se concentrent sur des tâches plus opérationnelles comme l’animation des CODIR et la préparation des supports de réunion.

A. Chief of Staff Stratégique

Le Chief of Staff stratégique agit comme le bras droit du CEO, jouant un rôle clé dans la prise de décisions stratégiques. Il est impliqué dans :

L’élaboration de la stratégie à long terme : Co-création de la vision et des objectifs de l’entreprise.
Le suivi des projets prioritaires : Supervision de l’exécution des initiatives stratégiques.
L’optimisation des ressources : Identification des leviers pour améliorer l’efficacité organisationnelle.

Exemples de missions :

Analyse du marché et des concurrents pour ajuster la stratégie.
Gestion des projets de transformation.
Préparation de la feuille de route pour les nouvelles initiatives.
Mise en place de nouveaux processus internes.

Profil idéal : Un Chief of Staff stratégique doit avoir une grande capacité d’analyse, des compétences en gestion de projets complexes et une excellente communication avec les dirigeants.

B. Chief of Staff PMO (Project Management Office)

À l’opposé, le Chief of Staff orienté PMO se concentre sur la gestion opérationnelle et la coordination des comités de direction (CODIR). Ce profil est généralement plus axé sur la gestion des processus que sur la stratégie pure. Pendant longtemps, on voyait une offre d’emploi de Capgemini pour ce type de CoS.

Animation des CODIR : Préparation des ordres du jour, prise de notes, suivi des décisions.
Production de supports : Création de présentations pour les réunions et communication interne.
Suivi des projets opérationnels : Assurer que les initiatives avancent conformément aux délais établis.

Exemples de missions :

Suivi des KPIs opérationnels et rapports d’activités.
Gestion des feuilles de route des projets transverses.
Optimisation des processus de reporting pour le CODIR.
Préparation des supports de CODIR

Profil idéal : Un CoS orienté PMO doit exceller dans la gestion de projets, être très organisé et posséder des compétences en communication écrite.

3. Comment Choisir le Bon Type de Chief of Staff pour Votre Entreprise ?

Le choix entre un Chief of Staff freelance ou en CDI, ainsi qu’entre un profil stratégique ou PMO, dépend des besoins spécifiques de l’organisation. Voici quelques critères pour vous aider à faire le bon choix :

Durée du besoin : Si le besoin est temporaire, ou immédiat un freelance est idéal. Pour un accompagnement à long terme, optez pour un CDI. Il sera aussi, toujours temps de faire une propale pour internaliser votre externe.
Nature des missions : Pour des projets stratégiques de transformation, un CoS stratégique sera plus adapté. Si l’objectif est d’améliorer l’efficacité des processus, le CoS PMO est un meilleur choix.
Budget disponible : Un freelance peut être plus coûteux à court terme, mais offre une grande flexibilité. D’autant, que dans certains cas, le freelance peut offrir un forfait plutôt qu’un TJM et celui-ci peut être plus rentable puisque la TVA est récupérable et qu’il n’y a pas de charges dessus. Un CDI représente un investissement à long terme dont il est plus difficile de sortir.

Conclusion : Un Rôle Polyvalent au Service des Dirigeants

Le Chief of Staff est devenu un acteur incontournable pour soutenir les dirigeants dans un monde des affaires de plus en plus complexe. Que ce soit en freelance ou en CDI, stratégique ou orienté PMO, chaque type de Chief of Staff apporte une valeur unique à l’organisation. Choisir le bon profil est essentiel pour maximiser l’impact de ce poste et aligner l’entreprise sur ses objectifs stratégiques.

Besoin d’un Chief of Staff ? Contactez-nous pour trouver le profil qui correspond à vos besoins !