Dans le monde des affaires, la gestion efficace des ressources, des projets, et des risques est indispensable pour maintenir la compétitivité d’une entreprise. Pour le Chief of Staff (CoS), rôle stratégique et transversal, les bons outils peuvent faire toute la différence. Cet article explore les principaux outils de gestion qui peuvent transformer la manière dont un CoS opère, en optimisant les processus et en maximisant l’efficacité.
Les outils de gestion d’entreprise
La matrice de risques (& son plan de mitigation)
Qu’est-ce que c’est ?
La matrice de risques est un tableau qui permet d’identifier, d’évaluer et de hiérarchiser les risques potentiels d’un projet ou d’une organisation. Cette matrice croise la probabilité d’occurrence d’un risque avec son impact potentiel pour déterminer les priorités d’action.
Pourquoi c’est utile ?
- Anticipation des risques : Une analyse proactive permet au CoS de prévenir les problèmes avant qu’ils ne surviennent.
- Plan de mitigation : Une fois les risques identifiés, un plan de mitigation détaille les actions à mettre en œuvre pour minimiser leur impact.
- Amélioration continue : Utiliser la matrice comme un outil de suivi régulier permet d’adapter les stratégies en temps réel en fonction des nouveaux défis.
Pertinence pour le CoS
Un Chief of Staff utilise cet outil pour préparer les décisions stratégiques, notamment lors de périodes de transformation ou de croissance rapide. Cela garantit que l’entreprise est prête à faire face aux incertitudes. C’est en relation avec l’ensemble des départements que le CoS peut construire cette matrice et identifier les leviers d’action; et c’est souvent sa responsabilité de suivre que les actions soient bien remplies ( ou de faire l’intérim en cas de besoin).
Les templates de Board Meeting/COMEX/CODIR
Qu’est-ce que c’est ?
Les templates pour les réunions du Board, du COMEX (Comité Exécutif) ou du CODIR (Comité de Direction) sont des modèles préformatés qui standardisent la préparation des présentations, rapports, et ordres du jour.
Pourquoi c’est utile ?
- Gain de temps : En utilisant des templates prêts à l’emploi, le CoS peut rapidement préparer des documents précis et complets.
- Alignement stratégique : Un format standardisé assure que tous les participants disposent des informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
- Meilleure communication : Des documents bien structurés facilitent la compréhension et le suivi des actions.
Pertinence pour le CoS
Ca fait souvent partie des prérogatives du CoS de préparer ces réunions, définir l’ODJ, s’assurer du bon remplissage des éléments et le suivi des actions. Il ou elle peut s’assurer que la stratégie et les priorités de l’entreprise sont communiquées clairement à tous les niveaux.
On reviendra peut-être prochainement sur les éléments à aborder lors d’un board et sa déclinaison en format PPT.
Les dashboards financiers
On parle de dashboards financiers mais ce peut-être aussi l’ensemble des KPIs mettant en avant la performance ou la sous performance de l’entreprise. Ca va du CA, de la rentabilité, des SIG (soldes intermédiaires de gestion), mais aussi les KPIs RH (arrêts de travail; temps du process de recrutement; taux de rupture de PE, taux de turn-over…). En tant que stratège « touche à tout », vous devez avoir accès à ces informations ou les construire pour y déceler toute maladie.
Pourquoi c’est utile ?
- Visibilité en temps réel : Accès rapide aux données critiques pour suivre les revenus, les dépenses, la trésorerie, et la rentabilité.
- Prise de décision rapide : Permet aux dirigeants de réagir rapidement aux fluctuations du marché.
- Suivi des objectifs : Assure que l’entreprise reste alignée avec ses objectifs financiers.
Pertinence pour le CoS
Plus le CoS a d’informations sur le fonctionnement de l’entreprise, plus il sera efficace pour son dirigeant. J’aime aussi dire qu’il faut partager les degrés d’information entre le dirigeant et le CoS. Pourquoi ? Parce que le dirigeant fait généralement appel à un CoS pour avoir un autre regard et plus de temps. Et si tous deux engrangent la même quantité d’information, alors le CoS sera sans doute dans le même état que son dirigeant, avant son arrivée.
-> Le CoS a besoin de toutes les informations, mais pas de TOUS LES DETAILS.
Les Business Cases
Dans la plupart des cas, le CoS va devoir mener à bien des analyses lourdes, les synthétiser et formuler des recommandations stratégiques pour son dirigeant mais aussi pour les autres interlocuteurs avec lesquels il peut travailler. Dans le conseil, on appelle ça « Business Case » ou « B case ».
Pour composer votre business case, vous aurez besoin généralement d’analyser en amont la demande (ou la situation) afin de formuler les différentes solutions. Partant de là, il va falloir les poser et les chiffrer avec :
- Les approches « Make or Buy »
- Les analyses de Gap
- Les comparatifs de solutions, produits et logiciels.
- Les estimations de coûts et de charges pour les projets et de ROI
- Le « TCO » : Total Cost of Ownership (le coût total du projet; de son analyse à sa maintenance…)
Les outils de gestion de projets et de delivery pour le Chief of Staff
Asana
Idéal pour : La gestion de projets avec des équipes pluridisciplinaires.
Points forts :
- Gestion visuelle avec des listes, tableaux Kanban, et timelines.
- Suivi des dépendances et des dates d’échéance pour garantir que rien n’est oublié.
- Automatisation des tâches répétitives pour améliorer l’efficacité.
Pourquoi c’est pertinent pour le CoS : Asana aide à garder une vue d’ensemble sur tous les projets en cours, à déléguer efficacement et à s’assurer que chaque équipe reste alignée sur les priorités stratégiques.
Jira
Idéal pour : Les équipes tech et les projets orientés développement logiciel.
Points forts :
- Gestion des sprints et des backlogs pour les méthodologies agiles.
- Suivi des bugs et des problèmes techniques.
- Reporting détaillé pour analyser les performances des équipes.
Pourquoi c’est pertinent pour le CoS : Jira est parfait pour suivre des projets complexes et garantir que les équipes tech atteignent leurs objectifs sans dépasser les délais. Etant le logiciel de base dans le suivi de projets Agile, le CoS doit pouvoir identifier la qualité du delivery des projets et dans le cas contraire, être capable d’identifier les problématiques que les analyses font émerger.
Notion
Idéal pour : Une solution tout-en-un pour la prise de notes, la gestion de projet, et la documentation.
Points forts :
- Flexibilité pour structurer l’information comme vous le souhaitez (bases de données, pages collaboratives, etc.).
- Intégration avec d’autres outils pour centraliser les informations.
- Facilite la collaboration en temps réel entre les équipes.
Pourquoi c’est pertinent pour le CoS : Notion permet de centraliser toutes les ressources, facilitant l’accès aux informations clés pour une prise de décision rapide.
Selon la structure de l’entreprise, Notion fait aussi très bien l’affaire pour regrouper les fonctionnalités qu’Asana et Jira vous proposent.
Conclusion : Les outils, c’est bien, mais ça ne fait pas tout
La caisse à outil de Chief of Staff est variée comme on vient de le voir au travers de cet article, mais il faut garder en tête plusieurs éléments :
- C’est avant tout votre contexte d’entreprise qui doit dicter vos outils et votre rôle de CoS
- Tout comme votre intervention auprès du dirigeant doit être adaptée, les outils qui doivent s’adapter à votre entreprise et pas l’inverse. Ils viennent pour certains poser un cadre (comme Jira par exemple) mais doivent s’intégrer aux modes de fonctionnement de l’entreprise.
- Ajouter un nouvel outil à une organisation existante est un vrai combat; avant de commencer les travaux il faut passer par une phase d’analyse complète pour identifier le vrai besoin sous-jacent et s’assurer de faire le bon choix. Et de là, le CoS doit être capable d’embarquer les équipes tant sur le déploiement que sur l’adoption. Son leadership et sa bienveillance seront donc nécessaires.
