Bien que généralement endossé par des profils autonomes, rigoureux et curieux, le Chief of Staff ne peut pas réussir uniquement par lui-même. Quand bien même en donnant le maximum de ses capacités, il a besoin d’un contexte favorable parce qu’il peut être perçu hostilement par les équipes.
Réussir sa prise de poste ne se résume pas à un simple onboarding : il s’agit de gagner la confiance du dirigeant et des équipes, de définir des priorités claires, et d’apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.
Cet article vous propose un guide pour bien réussir votre prise de fonction en tant que Chief of Staff, que vous soyez récemment nommé ou en préparation pour ce rôle.
Comprendre & Obtenir le mandat du dirigeant
Il est crucial que le CoS ait un mandat clair de la part de son dirigeant, à mes yeux critère indispensable à la réussite du Chief of Staff, de sa mission mais de facto de son dirigeant. Ce mandat servira notamment à ne pas avoir uniquement un rôle consultatif, mais d’être le second cerveau, la deuxième paire de bras mais aussi d’être tout aussi décideur que le dirigeant lorsqu’en délégation.
Pour obtenir ce mandat, être très transparent dès le début de la relation sur les attentes et ambitions du binôme CoS/Dirigeant, les priorités stratégiques et les différents objectifs. Il faut ensuite s’atteler à la reconnaissance de mandat. Bien que le mandat se décrète, son respect lui n’est pas inné et s’acquiert via la confiance que les équipes vont vous accorder au fil de vos interactions.
Conseils pratiques : Organiser une série de réunions avec le dirigeant pour clarifier le rôle, poser des questions ouvertes, et formaliser un plan d’action aligné sur sa vision.
Astuce : Mettre par écrit les objectifs discutés pour s’assurer d’une compréhension mutuelle.
Faire preuve de curiosité active dès le début
Il est essentiel de faire preuve de dynamisme dès le début de votre mission (qu’elle soit freelance ou en CDI d’ailleurs) et de montrer que vous souhaitez comprendre l’environnement qui vous entoure dans cette entreprise. Il est important que vous identifiez très rapidement les interlocuteurs clefs :
- Ceux qui seront facilitateurs
- Ceux que vous devez convaincre de votre rôle et qu’ils peuvent compter sur vous
- Ceux qui ont la connaissance qu’il vous manque
- Les responsables des départements avec lesquels vous allez être en adhérence.
En étant curieux et avenant, on se garantie la possibilité de saisir très rapidement et efficacement les rouages de l’entreprise, ses défis, ses difficultés mais aussi ses forces.
Astuce : Mener des entretiens avec les personnes clefs; demander une rapide liste à son dirigeant (ou un organigramme). Se plonger dans la documentation sur Notion/Confluence ou tout autre base de données permettant d’appréhender au mieux la situation de l’entreprise.
Se présenter aux équipes avec humilité et bienveillance
C’est important de ne pas arriver comme un(e) Cow-boy en tant que Chief of Staff. C’est souvent l’image qu’on renvoie de l’extérieur, mais il est important de gagner la confiance des équipes en se montrant très accessible, bienveillant et humblement. Il ne faut pas non plus hésiter à demander des feedbacks tant sur ses travaux que sur sa démarche, afin de vraiment s’améliorer mais aussi de montrer qu’on est capable de se remettre en question.
Pour réussir, passer du temps informel avec les équipes est une bonne pratique, que ce soit autour d’un café ou lors d’une réunion. Dans le cas contraire, le risque est d’être perçu comme quelqu’un de très détaché du quotidien des équipes et ce peut être un véritable frein à votre réussite et celle de votre dirigeant par extension.
Soyez transparent sur votre rôle; et n’oubliez pas qu’un CoS est là pour soutenir et pas pour contrôler. Le bon CoS n’est pas celui qui se met en avant et qui vit pour les caméras, mais celui qui oeuvre dans l’ombre pour la réussite du collectif.
Astuce : Dresser un plan de rencontres avec les équipes, afin d’identifier leurs attentes, leurs perceptions et leurs craintes. Et pro tips : poser la question « Comment on travaille bien ensemble ? Qu’est-ce que tu aimes ou n’aimes pas dans tes relations pro ? » est un bon moyen de briser la glace et de faire un pas vers l’interlocuteur.
Définir des priorités claires et gérer efficacement son temps
En tant que bras droit du dirigeant, on est souvent sollicité sur une multitude de sujets. L’importance étant de gérer vos projets, les besoins du dirigeant mais on ne peut décemment pas répondre favorablement à chaque demande des autres interlocuteurs. Là encore, c’est une gymnastique intellectuelle, car parfois pour gagner la confiance des autres équipes, il faudra peut-être accepter « un peu plus »; mais tout en portant une attention particulière à votre charge de travail et à vos vraies priorités.
Mettre en place des KPIs sur le suivi de vos sujets est un bon moyen de s’assurer que vous allez dans la bonne direction; il est important de garder en tête que prendre toujours plus de sujets et ne pas les livrer (ou pas assez bien) vient entamer notre légitimité. Moins en faire mais mieux, c’est souvent mieux perçu qu’en faire trop et à côté de la plaque.
Astuce: Apprendre à dire non aux bons sujets et dire oui à ceux qui représentent un intérêt fort. Timeblocker les tâches pour s’assurer de ne rien oublier et de produire; et reposer sur des outils de gestion de projet. Pro tips : prenez le temps tous les lundis ou vendredis soir de préparer:
- Vos slots de travail réservés pour la semaine à venir
- Lister les tâches à accomplir la semaine suivante.
Développer des compétences en communication et en influence
Être bon Chief of Staff ce n’est pas seulement être de bons conseils ou apporter de la valeur sur les projets qui sont confiés. Une autre partie indispensable est la communication. En tant que facilitateur du CEO et mandaté sur certains de ses sujets, la manière dont vous présentez vos analyses, recommandations et vos actions vous engage mais peut aussi remonter jusqu’à votre dirigeant.
La transparence est clef mais notre rôle impose aussi sa dose de challenge de confidentialité; le CoS ayant accès généralement a plus d’informations que le reste de l’entreprise il faut s’assurer de ne pas trop en dire.
L’adaptabilité étant une qualité forte d’un bon CoS, vous devez aussi être capable d’adapter votre discours tant aux niveaux les plus stratégiques (C-levels, investisseurs, politiques…) mais aussi aux niveaux opérationnels afin d’embarquer les équipes.
Conclusion
Réussir sa prise de poste en tant que Chief of Staff nécessite bien plus que des compétences techniques. En obtenant un mandat clair du dirigeant, en étant curieux et en cultivant des relations bienveillantes avec les équipes, vous maximiserez vos chances de succès dans ce rôle clé.
En suivant ces conseils pratiques, vous pourrez non seulement prendre un bon départ, mais aussi contribuer de manière significative à la croissance et à la stratégie de votre entreprise. Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et dépend aussi du contexte votre intervention, de votre relation avec votre dirigeant et du secteur d’activité.
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