Le rôle de Chief of Staff est exigeant, mêlant coordination stratégique, gestion opérationnelle et soutien aux dirigeants. Dans un contexte où chaque minute compte, savoir gérer son temps efficacement est crucial. Cet article vous propose cinq stratégies pour optimiser votre emploi du temps tout en restant performant et aligné sur vos objectifs.
1. Adoptez le timeboxing pour structurer vos journées
Le timeboxing est une méthode qui consiste à allouer des plages horaires spécifiques à chaque tâche. Plutôt que de gérer une liste interminable de choses à faire, vous bloquez du temps dans votre agenda pour chaque activité : réunions, réflexion stratégique, gestion des urgences, ou encore déconnexion.
Par exemple, consacrez deux heures à la rédaction d’un rapport, une heure à vos emails, et 30 minutes à une revue de priorités. Cette approche vous aide à éviter les distractions et à rester concentré sur ce qui compte vraiment.
Astuce : Réservez également des plages horaires « tampons » pour absorber les imprévus, inévitables dans ce type de poste.
2. Limiter les réunions aux essentielles
Les réunions peuvent être un gouffre temporel si elles ne sont pas bien cadrées. En tant que Chief of Staff, votre présence est souvent requise, mais il est important d’évaluer leur réelle valeur ajoutée.
- Posez des limites claires : Demandez un ordre du jour précis avant chaque réunion pour vérifier sa pertinence.
- Réduisez la durée : Envisagez des formats courts, comme des réunions de 15 ou 30 minutes.
- Déléguez si possible : Si une réunion peut être menée sans vous, confiez cette tâche à un collaborateur de confiance.
En réduisant votre participation aux réunions non essentielles, vous libérez du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
3. Prioriser et arbitrer : décider vite et bien
Un Chief of Staff jongle avec des responsabilités variées, ce qui implique de savoir prioriser rapidement. La matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches selon leur urgence et leur importance, est un outil précieux.
Lorsque des choix difficiles se présentent, n’hésitez pas à arbitrer : toutes les missions ne méritent pas le même degré d’attention.
- Priorisez l’impact stratégique : Concentrez-vous sur les actions alignées avec les objectifs de votre dirigeant et de votre entreprise.
- Osez dire non : Cela peut être délicat, mais refuser une tâche ou proposer de la reporter est souvent plus efficace que de surcharger votre planning. Une réponse comme « Oui, mais cela implique de décaler ou simplifier telle autre mission » permet de gérer les attentes de manière transparente.
4. Préparez votre semaine : le rituel essentiel
Planifier votre semaine le lundi matin ou le vendredi soir est une habitude clé pour anticiper vos priorités et réduire le stress.
Pendant ce temps de préparation, identifiez :
- Les tâches critiques à accomplir.
- Les points nécessitant une coordination spécifique.
- Les créneaux disponibles pour le travail en profondeur (deep work).
En prenant ce temps de recul, vous structurez votre emploi du temps autour de vos objectifs principaux, évitant ainsi de vous laisser emporter par les urgences imprévues.
5. Dire non pour protéger votre temps
En tant que Chief of Staff, vous êtes sollicité de toutes parts. Savoir dire non ou négocier les délais est une compétence essentielle.
- Si une demande n’est pas prioritaire, expliquez calmement pourquoi vous ne pouvez pas la traiter immédiatement.
- Si vous acceptez une mission, faites-le avec une mise en garde : « Cela signifie que telle tâche sera reportée ou réalisée de manière simplifiée. »
Ce type de communication assertive montre que vous respectez votre propre temps tout en restant aligné avec les besoins de vos interlocuteurs.
Conclusion
Gérer son temps efficacement en tant que Chief of Staff, c’est avant tout faire preuve de discipline et de proactivité. Le timeboxing, la réduction des réunions, la priorisation, la préparation hebdomadaire et l’art de dire non sont autant d’outils puissants pour optimiser votre emploi du temps. En adoptant ces pratiques, vous serez mieux armé pour remplir vos missions avec succès tout en préservant votre équilibre personnel.
Pensez à réévaluer régulièrement
Enfin, n’oubliez pas de prendre le temps d’évaluer vos méthodes de gestion du temps : quels outils fonctionnent pour vous ? Quels ajustements pourraient vous rendre encore plus efficace ? Chaque semaine est une nouvelle opportunité d’affiner vos pratiques et de maximiser votre impact.
