Introduction
Prendre en charge son premier Comité de Direction (CODIR) en tant que Chief of Staff peut être à la fois stimulant et stressant. Vous devenez un acteur clé de la réunion, garantissant son bon déroulement et sa productivité. Cet article vous guide pas à pas, de la préparation à l’après-CODIR, pour réussir ce défi avec confiance et efficacité.
1. Préparer le CODIR en Amont
1.1 Définir l’Ordre du Jour
- Travaillez étroitement avec le dirigeant pour identifier les sujets clefs :
- Quelles décisions stratégiques nécessitent une discussion ?
- Quels sont les points urgents ou les suivis déjà en cours avant votre arrivée ?
- Validez si certains sujets spécifiques des autres responsables doivent être intégrés.
- Définissez aussi le rôle que vous devez avoir avec votre dirigeant. C’est important que vous sachiez si vous êtes animateur, facilitateur ou aussi partie prenante de ces échanges stratégiques.
1.2 Collaborer avec les Membres du CODIR
Pour une préparation optimale :
- Clarifiez les objectifs des sujets abordés. Chaque point doit rester à un niveau stratégique (high-level), en évitant les discussions opérationnelles détaillées.
- Formalisez les éléments clés : fournissez un soutien dans la structuration des informations (recherches, fiches synthétiques, éléments de langage validés).
- Partagez un modèle de document structuré :
- Permettez à chaque intervenant d’y compléter sa partie.
- Suivez la progression et relancez les retardataires si besoin.
1.3 Relire et Finaliser
Avant le jour J :
- Relisez minutieusement les documents pour détecter fautes et incohérences.
- Vérifiez avec le dirigeant si les parties incomplètes doivent être exclues de l’agenda.
- Vérifiez aussi que toutes les parties prenantes sont bien présentes et en cas d’annulation de dernière minute, conserver leurs éléments pour une prochaine échéance.
2. Le Jour J : Faciliter et encadrer les échanges
2.1 Adoptez une posture neutre et stratégique
- Rôle de facilitateur : votre mission est de maintenir un cadre productif :
- Assurez le respect du timing.
- Recentrez les discussions si elles dévient.
- Encouragez les arbitrages clairs.
- Restez neutre : vous êtes là pour servir les objectifs collectifs, non pour prendre parti.
- Soyez factuels lorsque vous challengez certains éléments. Selon votre posture définie en amont avec votre dirigeant, vous pouvez jouer ce rôle aussi. Mais aucun affect ou émotion ne doit entrer en ligne de compte: les faits, uniquement les faits et les données.
2.2 Surmontez le stress
- Il est normal d’être anxieux pour une première fois. Restez concentré sur vos responsabilités.
- Répétez vos prises de parole devant votre miroir, ça peut aider à vous préparer à prendre la parole.
- Observez les interactions : les signaux faibles (mimiques, tensions) peuvent révéler des dynamiques à surveiller.
3. Après le CODIR : suivi et anticipation
3.1 Synthétiser et partager
- Rédigez un compte-rendu clair et concis des décisions prises et des points d’action.
- Partagez ce résumé rapidement avec les participants pour qu’ils aient une vision précise des prochaines étapes. Ce compte rendu servira de point de départ des actions à mener avant le prochain Board.
3.2 Respecter la confidentialité
- Ce qui se dit en CODIR reste au CODIR, sauf décision explicite d’en communiquer certains éléments.
3.3 Préparer les réunions suivantes
- Notez immédiatement les sujets à suivre ou les actions décidées. Cela évitera tout oubli lors du prochain CODIR.
- Commencez à identifier les irritants/sujets chauds à traiter lors du prochain rendez-vous.
Conclusion
Réussir votre premier CODIR en tant que Chief of Staff repose sur une préparation minutieuse, une posture neutre et un suivi rigoureux. Avec ces bonnes pratiques, vous deviendrez un véritable atout pour votre dirigeant et votre équipe dirigeante.
Astuce bonus : Gardez une trace de vos apprentissages après chaque CODIR pour améliorer continuellement votre méthodologie.
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